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PDF/Aと長期保存に適した文書フォーマット:ビジネスユーザー向け解説

Explanation of IT Terms

PDF/Aとは?

PDF/Aとは、PDF(Portable Document Format)を長期保存に適した文書フォーマットにしたものです。PDF/Aは、ISO(International Organization for Standardization)によって標準化され、文書の可読性を保つことができます。

長期保存に適した文書フォーマットとは?

長期保存に適した文書フォーマットとは、何年経っても、情報の価値を維持し、正確性を保ち、電子的・物理的な劣化を最小限に抑えることができるフォーマットです。また、技術的進歩に伴っても、情報のアクセスが可能であることが求められます。

PDF/Aが長期保存に適している理由

ビジネスユーザーにおすすめのPDF/A作成方法

ビジネスユーザーにとって、PDF/Aを作成する方法はいくつかあります。ここでは、おすすめの方法を紹介します。

1. Microsoft WordからPDF/Aに変換する

Microsoft Wordには、「PDF/Aに対応したPDFフォーマット」を選択して、PDF/Aに変換する機能があります。Wordから直接PDF/Aを作成することができるため、手軽に作成することができます。

2. Adobe Acrobat Pro DCを利用する

Adobe Acrobat Pro DCは、PDFの作成から編集、管理、保護まで、PDF文書を管理するための機能が揃ったソフトウェアです。PDF/Aに変換する機能もあります。

3. PDF/A作成ソフトを利用する

PDF/A作成ソフトを利用することで、高品質なPDF/Aを作成することができます。PDF/A作成ソフトには、色管理機能などがあり、より細かな設定が可能です。

まとめ

PDF/Aは、長期保存に適した文書フォーマットで、ビジネスシーンでも利用されることが多くなっています。Microsoft WordからPDF/Aに変換する方法や、Adobe Acrobat Pro DCを利用する方法、PDF/A作成ソフトを利用する方法があります。適切な方法を選択し、大切な文書の保存に役立ててください。

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