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PDF/Aとは？
PDF/Aとは、PDF（Portable Document Format）を長期保存に適した文書フォーマットにしたものです。PDF/Aは、ISO（International Organization for Standardization）によって標準化され、文書の可読性を保つことができます。
長期保存に適した文書フォーマットとは？
長期保存に適した文書フォーマットとは、何年経っても、情報の価値を維持し、正確性を保ち、電子的・物理的な劣化を最小限に抑えることができるフォーマットです。また、技術的進歩に伴っても、情報のアクセスが可能であることが求められます。
PDF/Aが長期保存に適している理由
- 文書構造と内容の特定性が保証されているため、将来的な情報の再現性が高い
- 図表や画像が含まれる場合でも、高精度での記録が可能
- 文書の改ざんが困難であるため、文書の完全性が保証される
- PDF/Aに対応するソフトウェアが多く、将来的なアクセス性にも配慮されている
ビジネスユーザーにおすすめのPDF/A作成方法
ビジネスユーザーにとって、PDF/Aを作成する方法はいくつかあります。ここでは、おすすめの方法を紹介します。
1. Microsoft WordからPDF/Aに変換する
Microsoft Wordには、「PDF/Aに対応したPDFフォーマット」を選択して、PDF/Aに変換する機能があります。Wordから直接PDF/Aを作成することができるため、手軽に作成することができます。
2. Adobe Acrobat Pro DCを利用する
Adobe Acrobat Pro DCは、PDFの作成から編集、管理、保護まで、PDF文書を管理するための機能が揃ったソフトウェアです。PDF/Aに変換する機能もあります。
3. PDF/A作成ソフトを利用する
PDF/A作成ソフトを利用することで、高品質なPDF/Aを作成することができます。PDF/A作成ソフトには、色管理機能などがあり、より細かな設定が可能です。
まとめ
PDF/Aは、長期保存に適した文書フォーマットで、ビジネスシーンでも利用されることが多くなっています。Microsoft WordからPDF/Aに変換する方法や、Adobe Acrobat Pro DCを利用する方法、PDF/A作成ソフトを利用する方法があります。適切な方法を選択し、大切な文書の保存に役立ててください。