ドキュメントスキャナとは？文書管理の基本概念を分かりやすく解説
企業や組織において、大量の書類を保管した経験はあるでしょう。書類整理や保管に関わる時間やコストは、企業にとって大きな負担になります。そんな中、ドキュメントスキャナというツールが注目を集めています。ドキュメントスキャナとは、単純に言えば書類をデジタルデータとして取り込むことができる機器です。
ドキュメントスキャナの主な機能は、紙の書類をスキャンしてPDFやJPEG、TIFFなどの画像ファイルに変換することです。スキャンされたデータは、パソコンやクラウドストレージなどに保存することができます。また、OCR（Optical Character Recognition）という技術を使って、スキャンされた画像から文字を抽出することができます。この機能を使うことで、書類をデジタルデータ化し、検索や編集などが容易になります。
ドキュメントスキャナを導入することで、書類の保管場所を節約できます。さらに、データ化することで紛失や破損のリスクも低くなります。また、スキャンしたデータは簡単に共有することができます。これにより、社内でも情報共有がスムーズになります。
唯一の欠点は、ドキュメントスキャナは高価なことです。しかし、導入すればそのコストを上回るメリットがあるため、長期的に見れば費用対効果が高い投資となることは間違いありません。
まとめ
ドキュメントスキャナは、書類のデジタルデータ化を可能にするツールです。スキャンデータは共有しやすく、保管場所を節約できます。高価なツールではありますが、長期的に見れば費用対効果が高い投資となります。企業や組織にとって、文書管理において非常に重要なツールであることは間違いありません。
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